Uw klant betaalt niet: wat nu?

Ik werk alweer zo’n 10 maanden bij Van Zandvoort Legal. De eerste paar maanden heb ik het zwangerschapsverlof van mijn collega Nicole opgevangen en nu ben ik werkzaam als juridisch medewerker. Ik behandel ook alle incasso’s voor onze klanten en heb inmiddels al behoorlijk wat incassotrajecten in gang gezet. Ik merk dat niet-betalende klanten vaak een smoes hebben waarom zij niet willen/kunnen betalen. Daar weet u als ondernemer ongetwijfeld ook alles van. Hoe krijgt u uw debiteuren nou tóch zo ver dat zij overgaan tot betaling? En welke middelen heeft u hierbij tot uw beschikking?

 Een goed begin is het halve werk

Wat ik u kan aanraden, is allereerst te zorgen voor een goede basis in de offerte en/of opdrachtbevestiging. Leg hierin duidelijk de (financiële) afspraken vast bij het aangaan van de overeenkomst en/of het leveren van goederen en/of diensten. Ik zie dat dit in de praktijk nog wel eens misgaat. En dat u op die manier eigenlijk al met 1-0 achterstaat op het moment er discussie ontstaat. Wanneer u op voorhand duidelijke afspraken heeft gemaakt en uw algemene voorwaarden op een goede manier van toepassing heeft verklaard, staat u al een heel stuk sterker.

 De aanhouder wint. Meestal, maar niet altijd…

Wat moet u doen als uw klant uw factuur niet betaalt binnen de betaaltermijn? Ik adviseer u in zo’n geval direct na de vervaldatum een duidelijke herinnering te versturen. Wellicht heeft uw klant uw factuur onverhoopt over het hoofd gezien of is hij simpelweg vergeten deze te betalen. En gaat hij na een herinnering alsnog meteen tot betaling over. Helaas zitten er ook altijd een paar moeilijkere klanten bij. Zij komen aan met typische debiteurensmoezen zoals:

  • “De factuur klopt niet.”
  • “Ik heb geen factuur ontvangen.”
  • “De factuur is al betaald.”
  • “Ik moet nog een creditnota ontvangen.”
  • “Ik zit te wachten op een betaling van een grote klant. Zodra ik deze betaling heb ontvangen, zal ik uw factuur voldoen.”

Ook ik krijg bovenstaande smoezen vaak te horen. Ik kan u aanraden om direct goed het probleem af te bakenen. Wáárom wil mijn klant nou niet mijn factuur betalen? Dit kan uw positie versterken wanneer uw debiteur in een later stadium andere excuses erbij probeert te halen. Een voorbeeld: uw debiteur klaagt over de hoogte van uw factuur. Vraag dan of dit de enige reden is dat hem belemmert om tot betaling over te gaan. Uw debiteur geeft aan dat dat zo is. Later haalt de debiteur er dingen bij als “de werkzaamheden zijn ook niet naar behoren uitgevoerd”. Hierover heeft hij eerder niets gezegd en dit “argument” kunt u dan ook gemakkelijk(er) van tafel vegen. Een tip is daarom om gedane toezeggingen en gemaakte afspraken schriftelijk vast te leggen en deze per e-mail te bevestigen naar uw debiteur. Zo heeft u altijd iets om op terug te vallen.

Consument?

Dan is er ook nog de groep die in het geheel niet reageert en ook niet tot betaling overgaat. Na meerdere herinneringen en pogingen de debiteur telefonisch te bereiken, is een aanmaning versturen het laatste wat u nog kunt proberen. Is uw debiteur een consument en wilt u uw vordering (misschien) uit handen gaan geven aan een incassobureau? Dan dient u dit in deze laatste brief kenbaar te maken. En u dient op te nemen dat er dan tevens rente en incassokosten in rekening worden gebracht. Ik zie dat dit nog wel eens vergeten wordt, terwijl dit wel belangrijk is met het oog op eventuele incassokosten die u wilt gaan incasseren. Geef de debiteur een laatste termijn van 14 dagen om tot betaling over te gaan. Neemt u deze termijn niet op en gaat u toch over tot het vorderen van incassokosten, dan hoeft de debiteur deze kosten niet te betalen. Deze zogenaamde 14-dagenbrief is niet vereist in het geval u zaken doet met een ander bedrijf (business-to-business).

Lees ook het blog van een collega: Hoge Raad: termijn veertiendagenbrief gaat pas in bij bezorging.

 Een betalingsregeling treffen

Ook na het sturen van de 14-dagenbrief zijn er debiteuren die uiteindelijk tot betaling overgaan. Anderen willen een betalingsregeling treffen. De praktijk heeft mij geleerd dat het vaak aan te raden is hiermee akkoord te gaan. Mits het natuurlijk een redelijke regeling betreft. Zo vergroot u namelijk de kans dat u uiteindelijk toch nog (een deel van) uw geld ontvangt. Ook adviseer ik een regeling te treffen waar de debiteur zich ook daadwerkelijk aan kan houden, zodat u niet alsnog steeds achter uw geld moet aan zitten. En leg de afspraak schriftelijk vast. Wil uw debiteur wel betalen, maar stelt hij voor de afgesproken betaaltermijnen bijvoorbeeld 1 maand op te schuiven omdat hij krap bij kas zit? Zolang uw debiteur zich welwillend lijkt op te stellen, zou ik – ook met het oog op het behouden van een goede klantrelatie – hiermee akkoord gaan. Loopt het nou echt de spuigaten uit of wordt er helemaal niet op uw 14-dagenbrief gereageerd? Dan kunt u een incassotraject in gang laten zetten.

Het incassotraject en aangetekend mailen

Zodra een van onze klanten vraagt of ik voor haar een incassoprocedure wil opstarten, schrijf ik haar debiteur aan en sommeer ik hem tot betaling over te gaan. Ik maak hierbij vaak gebruik van de mogelijkheid van aangetekend mailen als alternatief voor het versturen van een aangetekende brief. Ik merk dat aangetekend mailen snel en goed werkt om personen in de zakelijke markt te bereiken.

Dagvaarden

Uiteraard komt het voor dat ook na verschillende sommaties de debiteur nog niet tot betaling te bewegen lijkt. Dreigen met een gerechtelijke procedure kan dan ook nog wel eens effect hebben. Een procedure kost veel geld, veel tijd en kan voor behoorlijk wat onzekerheid zorgen. Hier zit niemand op te wachten. Uw debiteur ook niet. Ik raad u dan ook sterk aan om eerst te proberen er samen met uw debiteur uit te komen. Lukt dat niet, dan kunt u een dagvaarding laten opstellen en deze door een deurwaarder laten betekenen aan de debiteur. Dit kan een extra dwangmiddel zijn voor de debiteur om alsnog te betalen. Zijn alle buitengerechtelijke mogelijkheden benut, blijft betaling nog altijd uit en wilt u het er niet bij laten zitten? Dan zit er vaak niets anders op dan uzelf tot de rechter te wenden. Wij kunnen u in dat geval helpen door het starten van een gerechtelijke procedure.

 De mogelijkheid van beslag

Er bestaat ook nog de mogelijkheid van conservatoir beslag. Dit gaat vooraf aan een gerechtelijke procedure en is bedoeld om de rechten van u als schuldeiser veilig te stellen. In het geval uw debiteur geen (goede) reden heeft om niet te betalen, dan kan beslag een effectief middel zijn. Zoals gezegd kost een gerechtelijke procedure veel tijd. In de tussentijd kan het zo zijn dat het vermogen van uw debiteur afneemt of zelfs verdwijnt. Met als resultaat dat u aan het einde van de rit alsnog met lege handen staat. Om dit te voorkomen, kunt u conservatoir beslag leggen op het vermogen van uw debiteur. Hierdoor kan hij niet meer vrij beschikken over de bezittingen waarop beslag is gelegd. Er kan bijvoorbeeld beslag worden gelegd op een auto. Door het beslag kan de auto niet meer verkocht worden door uw debiteur. U als schuldeiser krijgt op deze manier zekerheid. En het beslag wordt ook wel gezien als drukmiddel: het kan ervoor zorgen dat uw debiteur alsnog tot betaling overgaat of bereid is een betalingsregeling te treffen.

Het leggen van beslag kan echter niet zomaar. Hiervoor is toestemming van de rechter nodig. U dient in een verzoekschrift aan te geven wat uw vordering is en waarom u belang heeft bij het leggen van beslag. Wilt u meer weten over de mogelijkheid van conservatoir beslag? Download dan de whitepaper “Klant betaalt niet? Resultaat met beslaglegging!”

 Tot slot

Zoals blijkt uit het voorgaande, heeft u verschillende mogelijkheden om betaling af te dwingen. Belangrijk is om uw debiteur niet te veel “beweegruimte” te geven. Blijf er vooral achteraan zitten, hoe vervelend het ook is om hier uw tijd en energie in te moeten steken. En leg eventuele toezeggingen/afspraken schriftelijk vast. Komt u er zelf niet uit met uw debiteur, neemt u dan gerust contact met mij op ghageman@zandvoort-legal.nl of 0412-649109.