Het thuiswerken is door de coronacrisis in een stroomversnelling geraakt. De NOS berichtte dat zes op de tien werkgevers nog geen duidelijkheid hebben verschaft aan hun personeel over het thuiswerkbeleid. Het lijkt er naar uit te zien dat de meeste werkgevers en werknemers zullen kiezen tussen een mix van thuiswerken en werken op kantoor. Waar moet je als werkgever allemaal rekening mee houden bij het thuiswerken? In dit blog wil ik dieper ingaan op de zaken die komen kijken bij het thuiswerken.

Zorgplicht voor de werkgever

Op basis van het Burgerlijk Wetboek en de Arbowet is de werkgever verplicht om te zorgen dat zijn werknemers zo veilig mogelijk hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Dit geldt ook voor de thuiswerkende werknemers. Kortom als werkgever moet je voldoen aan de Arboregels.

Arboregels

Voor thuiswerken geldt een verlicht regime ten aanzien van de regels uit de Arbowet. Zo hoeft een werkgever bijvoorbeeld niet te zorgen voor een nooduitgang of vluchtroutes bij de werknemer thuis. Als werkgever ben je wel verplicht om zorg te dragen voor een ergonomische werkplek en de naleving van de maatregelen voor beeldschermwerk.

Verder ben je als werkgever verplicht om je werknemers te infomeren over de risico’s die verbonden zijn aan het thuiswerken en hoe de werknemers deze risico’s kunnen vermijden. Veelal wordt dit verpakt in een Risico Inventarisatie en Evaluatie (kortom RI&E, meer info via deze link). De RI&E gaat over gezond en veilig werken. Als er aanpassingen worden gedaan in werkplekken en werkprocessen heeft dit gevolgen voor de RI&E. Door thuiswerken is de kans groot dat nieuwe risico’s ontstaan. Gewijzigde risico’s en maatregelen dien je te verwerken in de RI&E en plan van aanpak. Denk daarbij aan de volgende risico’s die bij thuiswerken kunnen spelen: gebrek aan contact, de vervagende scheiding tussen werk en privé en ongunstige werktijden (weinig pauzes, lange dagen). De belangrijkste negatieve consequenties van het thuiswerken zijn een afname van motivatie, concentratie en productiviteit, psychische klachten en fysieke klachten als gevolg van beeldschermwerk

Heeft je onderneming een ondernemingsraad: betrek deze dan in de besluitvorming omtrent thuiswerken!

Thuiswerkovereenkomst

Verder is het mogelijk om de afspraken tussen de werkgever en de werknemer vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst. De thuiswerkovereenkomst is een overeenkomst die als aanvulling op de arbeidsovereenkomst van de werknemer geldt. In de overeenkomst leg je aanvullende afspraken vast over het thuiswerken. Op deze manier is duidelijk wat de rechten en plichten van beide partijen zijn.

Via de overeenkomst kun je de werknemer bijvoorbeeld informeren over de Arbo risico’s en hoe deze kunnen worden beperkt. Naast deze meer algemene onderwerpen kun je in de overeenkomst organisatie specifieke kwesties laten opnemen. Ook andere praktische zaken, zoals de onkostenvergoeding kunnen in de thuiswerkovereenkomst worden opgenomen. Hoe moet de werknemer vanuit huis inloggen op het bedrijfsnetwerk?: Neem in de overeenkomst ook altijd op wat de consequenties zijn als een werknemer zich niet aan de afspraken houdt. Verder adviseer ik op te nemen wat je als werkgever kan en mag doen om de werknemer te controleren.

Thuiswerk beleid

Naast de thuiswerkovereenkomst is het ook mogelijk om een thuiswerkbeleid op te stellen. In de meeste gevallen zal dit beleid een toevoeging zijn op het personeelsreglement. In het beleid neem je op hoe je het thuiswerken in jouw organisatie gaat inrichten en wat je van de werknemers verwacht. Denk aan onderwerpen als:

  •  in welke functies (of functiegroepen) thuis kan worden gewerkt;
  • het aantal dagen dat werknemers thuis kunnen werken (bijvoorbeeld maximaal twee dagen per week of de helft van de werktijd) om te voorkomen dat werknemers op al te grote afstand van hun werk komen te staan;
  • bereikbaarheid/tijdstippen;
  • inrichting thuiswerkplek door de werkgever;
  • vergoeding;
  • hoe de controle op de thuiswerkplek plaatsvindt;
  • arboregels voor thuiswerken;
  • vergoedingen voor gebruik privé-uitrusting en -middelen;
  • eventuele geheimhouding en beveiliging bedrijfsgegevens;
  • eventuele aansprakelijkheid (computervirussen, beschadiging bedrijfsmiddelen, enz.).

Vrijstelling thuiswerkkosten

Verder bestaat er nog de mogelijkheid om een deel van de thuiswerkkosten te vergoeden. Met de voorgestelde gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten in de werkkostenregeling is het mogelijk om werknemers vanaf 2022 een onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten te geven. De specifieke kosten die hiermee vergoed kunnen worden, zien op extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.

In de voorgestelde regeling wordt uitgegaan van vrijstelling van een vast forfaitair bedrag van maximaal € 2 per thuiswerkdag. Hierbij wordt aangesloten bij berekeningen van het Nibud.

De gerichte vrijstelling kan ook worden toegepast als een werknemer maar een deel van de dag thuiswerkt. Het is echter niet mogelijk om op één werkdag zowel de vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding toe te passen, als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek. Werkt een werknemer dus ‘s ochtends thuis, om daarna naar de werkplek te reizen, dan kan voor die dag maar één gerichte vrijstelling worden toegepast.

Het is wel mogelijk om op een thuiswerkdag de vrijstelling voor zakelijke reiskosten naast de vrijstelling voor de thuiswerkkosten toe te passen. Werkt een werknemer dus ‘s ochtends thuis, om daarna naar een klant te reizen, dan kunnen beide gerichte vrijstellingen worden toegepast.

Kortom

Nu het lijkt dat thuiswerken steeds normaler gaat worden is het belangrijk dat je nadenkt over de maatregelen. Heb ik het allemaal goed geregeld of moet ik nog iets aanpassen? Klopt mijn RI&E nog? Moet ik nog extra afspraken maken met mijn werknemers via een thuiswerkovereenkomst? Ga zo maar door.

Gratis model thuiswerkovereenkomst

Download hier onze gratis model thuiswerkovereenkomst (in Word). Deze is met wat kleine wijzigingen ook voor jou te gebruiken.

Thuiswerkovereenkomst Gratis downloaden

Wij helpen je graag met al je vragen over thuiswerken en het opstellen van een goede thuiswerkovereenkomst. Bel of mail ons dus gerust om je situatie aan ons voor te leggen via 0412-649109 of info@zandvoort-legal.nl.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Neem contact met ons op
Bekijk hoe we werken

Deel dit verhaal, kies je kanaal!